Quelques notions :

La gestion électronique des documents (GED) désigne le processus informatisé de définition, de conception, de création, d'organisation, de diffusion et de gestion des informations et des documents papier ou des documents électroniques au sein d’une organisation. Le terme GED désigne également le logiciel qui permet de gérer ce contenu documentaire.

La GED met principalement en œuvre des systèmes d’acquisition (applications : la numérisation massive de documents en papier), d’indexation, de classement, de stockage d’informations, d’accès (navigation et recherche) et de diffusion de documents. La GED participe ainsi au processus de collaboration, de capitalisation et d’échange d’informations. Elle prend en compte la nécessité de gérer des documents selon leur cycle de vie, de la création à l’archivage en passant par la révision, l’approbation électronique et la gestion des différentes versions.

Les solutions et projets de GED permettent aux organisations, qu'elles soient privées ou gouvernementales, d'améliorer rapidement la qualité et les coûts. C'est un procédé rapide pour les organisations, qu’il s’agisse d’entreprises privées ou d’administrations. Par exemple, le retour sur investissement d'un projet « type » de dématérialisation des factures est inférieur à un an.

Une GED dispose également de capacités de catégorisation/navigation et d'un moteur de recherche qui vous permet de trouver du contenu organisé à l'aide de vues, d'une recherche structurée ou en texte intégral.

La gestion électronique des documents comprend quatre étapes principales : la capture, le traitement, le stockage et la distribution. Pour diffuser le nouveau document, nous devons ajouter une cinquième étape : la conception.

Intégrer des documents papier existants : Pour les documents papier, cela signifie numériser avec un scanner. Lorsque cela est possible et utile, les documents numérisés peuvent être triés à l'aide de la technologie de reconnaissance automatique de documents (RAD). Des informations peuvent être extraites d'images numérisées en mettant en œuvre des techniques de lecture automatique de documents (ADL). Cette technologie peut utiliser les techniques de reconnaissance optique de caractères (OCR), de reconnaissance de codes-barres et de reconnaissance intelligente de caractères (RIC). Par exemple, il contient des règles de validation linguistique pour les mots reconnus.
Les documents papier peuvent être détruits ou archivés (car ils ne présentent aucun intérêt ou la valeur probante de la copie électronique est certaine). Mais attention aux archives publiques. Une copie électronique d'un document n'autorise pas nécessairement sa destruction.

Intégrer des documents électroniques existants : Une autre famille de documents est constituée de documents électroniques tels que des fichiers Office, des fichiers PDF, etc. Enfin, la dernière famille de documents intégrables est constituée de documents COLD issus de systèmes de PAO.

Création de document électronique : Celle-ci peut être le résultat d'une ou plusieurs procédures gérées par différents agents de l'entreprise à l'aide d'un logiciel de groupe (groupware). Les documents peuvent également être récupérés à partir de modèles disponibles via des outils de logiciels de business intelligence.

Échange de documents électroniques : cela se fait lorsque deux organisations partenaires souhaitent partager des documents électroniques. Les systèmes d'information peuvent alors être connectés via des dispositifs EDI (échange de données informatisé), à condition qu'ils suivent le même format de données standardisé.

Quelle que soit la manière dont un document entre dans un système de gestion, il passe souvent par une chaîne de validation ou un workflow pour atteindre une version finale approuvée par les utilisateurs concernés.
Les workflows liés à la validation des documents sont configurables et prennent en compte les droits d'accès et les profils des utilisateurs dans le système. Cela affecte principalement l'état, les versions et la visibilité des documents.

Traitement de documents : L'indexation est une description facile à utiliser des documents et de leur contenu. Une condition préalable à la recherche rapide de documents est la création d'un schéma d'indexation.

Encore largement méconnue de la majorité des entreprises, notamment des TPE et PME, la GED est une véritable problématique métier. Elle peut améliorer la rentabilité de 3 à 5 % (des ventes). La ruée vers la GED vient du coût des composants dits « papier » au sein des organisations (manutention, production, stockage, recherche…).